La signature électronique est devenue incontournable pour les entreprises. Cet outil permet à ces dernières de bien fonctionner et de continuer à réaliser les actes commerciaux ou administratifs malgré la crise sanitaire provoquée par la pandémie. D’après une enquête réalisée en France, la signature électronique est adoptée par 26 % des sociétés. Il est essentiel de bien choisir son prestataire pour réussir la création de sa signature électronique gratuite.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
Par analogie avec la signature manuscrite d’un document papier, la signature électronique concerne le fait de signer un document à distance. Il s’agit de l’un des mécanismes permettant d’authentifier l’auteur et de garantir l’intégrité d’un document électronique. Elle correspond à une suite de caractères, même si elle n’est pas visuelle. Cela la différencie de la signature manuscrite. Ce mécanisme permet de signer rapidement, notamment en quelques secondes, plusieurs types de documents essentiels qui permettent à une entreprise de bien fonctionner. On pense notamment aux documents juridiques, les documents comptables, les actes notariés, les devis, les compromis de vente, les mandats, les bons de commande, les factures, les contrats de travail, etc. Ces documents peuvent être signés sans contact physique.
Le principal objectif de cette technique est de rapporter la preuve du consentement et d’authentifier son auteur afin d’assurer l’identification du signataire. Ceci permet aussi de garantir que le document est bien intègre, autrement dit pour s’assurer si celui-ci n’a pas été altéré entre sa consultation et sa signature. Un document signé électroniquement est non réutilisable, infalsifiable et authentique. Cela signifie que la signature ne peut pas être déplacée sur d’autres documents, la signataire ne peut pas se faire passer pour un autre et que son identité doit être facile à retrouver. Vous pouvez en savoir plus ici.
Comment créer une signature électronique gratuite ?
La création d’une signature électronique gratuite permet de réduire l’utilisation des papiers et d’en finir avec la perte du temps d’impression. Créer une signature électronique est facile. Pour ce faire, vous devez d’abord choisir un outil de signature électronique dédié en ligne. Ensuite, vous devez préparer et envoyer vos documents (factures, bons de commandes, autorisations écrites, etc.) avec votre ordinateur, téléphone ou tablette. Ceci est possible avec n’importe quel appareil et à tout moment. Après cela, vous pouvez stocker les documents signés en toute sécurité si vous en avez besoin ultérieurement.
Vous pouvez procéder à la signature des documents peu importe leur format, que ce soit en format WORD ou PDF. Avant de choisir un outil, il est important de prendre en compte quelques critères essentiels. Il faut opter pour un outil légal et valide juridiquement, pratique et qui dispose de nombreuses intégrations. Vérifiez aussi si l’outil est capable d’automatiser les tâches de signatures et dispose d’un haut niveau de sécurité. N'oubliez pas de vérifier si ceci est facile à accéder pour que vous puissiez envoyer, signer et valider vos documents depuis n’importe où.
Les avantages d’opter pour la signature électronique
Il est évident que la solution de signature électronique présente plusieurs avantages. Cet outil permet de gagner du temps et de l’argent. C’est aussi un outil indispensable au service de la productivité tant pour le destinataire que pour l’expéditeur. Cette solution permet aussi d’améliorer les conditions de vie des clients et des salariés, d’automatiser les processus des actions et des traitements concernant la signature de vos documents. En plus de cela, cette technique numérique permet de réduire vos dépenses, car ainsi vous pouvez faire des économies sur le cas échéant de déplacement, sur les frais d’envoi ainsi que sur l’achat d’encre et de papier pour imprimer des documents. Utiliser une signature électrique est la meilleure option pour réaliser un suivi en temps réel de l’avancement des dossiers. Vous pouvez ainsi voir si le dossier nécessite une relance, voir qui a déjà signé ou ne l’a pas encore fait. Après cela, vous pouvez accélérer la procédure de signature et de signer vos documents en seulement quelques instants.
Quel type de signature électronique choisir ?
Vous pouvez choisir le type de signature électronique adapté à vos besoins. Il existe trois types de signature électronique : Le niveau 1 standard, le niveau 2 avancé et le niveau 3 qualifié. Le niveau 1 est très utilisé dans la signature numérique, par exemple lorsque vous signez un document sur un appareil électronique ou si vous tapez le code secret de votre carte de crédit. Cependant, la valeur juridique de ceci est très limitée. Plusieurs entreprises utilisent souvent le niveau 2 afin de garantir l’intégrité de l’acte signé, de lier l’auteur et la signature et d’identifier celui ou celle-ci. La signature électronique qualifiée niveau 3 est réservée pour les sociétés qui envoient des documents qui exigent de manière fondamentale l’authentification de la signature et son auteur. Il s’agit de la plus robuste sur les plans juridique et technique. Cette dernière est équivalente de la signature manuscrite selon le code civil. Dans ce cas, elle est la plus onéreuse et la plus lourde à mettre en œuvre, mais la plus sécurisée des deux autres niveaux.